Instrucciones de inscripción

Finalidad institucional: Esta guía orienta a las Unidades Académicas responsables de programas virtuales y mixtos de Educación Continua sobre los procesos institucionales en la plataforma Moodle y la gestión de certificación digital.

Contenido operativo: Reúne lineamientos prácticos para la solicitud de aulas virtuales, la organización académica, la administración de participantes y la gestión de reconocimientos digitales.

Propósito principal: Orientar a las Unidades Académicas sobre las condiciones generales requeridas para la implementación y gestión de programas de Educación Continua en modalidad virtual o mixta utilizando la plataforma Moodle institucional.

3.1 Responsabilidades de las Unidades Académicas

Las Unidades Académicas serán responsables de:

• Diseño del programa: Diseñar académicamente el programa de Educación Continua.
• Virtualización de contenidos: Realizar la virtualización de contenidos y recursos educativos.
• Organización pedagógica: Organizar pedagógicamente el aula virtual dentro de la plataforma.
• Configuración del aula: Configurar de manera óptima las actividades y evaluaciones en el entorno digital.
• Seguimiento estudiantil: Realizar el seguimiento académico riguroso de los participantes.
• Validación de aprobados: Validar de forma oficial a los participantes que cumplieron los requisitos para ser certificados.

La Coordinación de Educación Continua será responsable de:

• Administración de Moodle: Administrar institucionalmente la plataforma Moodle de Educación Continua.
• Habilitación de espacios: Habilitar las aulas virtuales solicitadas por las dependencias.
• Gestión de accesos: Gestionar la creación de usuarios y accesos a la plataforma.
• Soporte técnico: Brindar acompañamiento y soporte técnico-funcional básico a los usuarios.
• Certificación institucional: Gestionar los procesos institucionales de certificación digital a través de la plataforma POK.

Las solicitudes de creación de aulas virtuales deben tramitarse con la siguiente información mínima:

• Identificación del programa: Nombre completo del programa, modalidad de ejecución e intensidad horaria total.
• Fechas del curso: Fechas de ejecución del programa de Educación Continua.
• Unidad Académica encargada: Unidad Académica responsable del programa.
• Datos del cuerpo docente: Información de los docentes responsables, incluyendo número de documento, nombres, apellidos y correo electrónico institucional.
• Audiencia estimada: Número estimado de participantes que ingresarán al curso.
• Contacto del responsable académico: Información de contacto del responsable académico del programa, detallando número de documento, nombres, apellidos y correo electrónico.
• Insumos promocionales: Información requerida para la difusión de la oferta académica.
• Tiempo de respuesta: El tiempo establecido para la revisión y creación del curso en la plataforma es de un (1) día hábil.

Se recomienda estructurar los entornos virtuales en Moodle incluyendo los siguientes bloques:

• Bloque de presentación: Presentación general del programa y cronograma académico de actividades.
• Presentación docente: Información de los docentes y facilitadores, incorporando un perfil corto e imagen de cada docente.
• Estructura académica: Contenidos organizados de manera lógica por módulos o unidades temáticas.
• Material de estudio: Recursos académicos y materiales de apoyo debidamente clasificados.
• Evaluación y aprendizaje: Actividades de aprendizaje claramente identificadas, junto con las estrategias de evaluación definidas para cada módulo o unidad.
• Espacios de comunicación y orientación: Espacios destinados a la interacción, el acompañamiento y la orientación de los participantes.

Para asegurar la excelencia y homogeneidad del campus virtual, las Unidades Académicas deben acatar las directrices técnicas y el Manual de Identidad Visual Corporativa .

6.1 Gestión de Recursos Didácticos

• Actualización de contenidos: Utilizar contenidos estrictamente organizados, vigentes y actualizados.
• Verificación técnica: Verificar el correcto funcionamiento de todos los enlaces y recursos cargados.
• Claridad operativa: Utilizar nombres claros para las actividades y publicar orientaciones generales de navegación.
• Coherencia pedagógica: Mantener una coherencia directa entre los contenidos del curso, las actividades planteadas y las evaluaciones.
• Repositorio de apoyo: Crear una actividad que sirva de repositorio con información complementaria para el estudiante.
• Diseño audiovisual: Incorporar materiales audiovisuales dinámicos como banners principales y videos de presentación.

6.2 Aplicación de Identidad Visual Corporativa en el Aula Virtual

• Normativa de diseño: Las piezas gráficas y banners deben contar con una identidad corporativa estandarizada bajo el modelo institucional.
• Uso del logo símbolo: Todo banner o imagen que incorpore el logo símbolo de la Universidad del Valle debe respetar la proporción institucional (1x), su área de seguridad, un tamaño mínimo para pantallas web de 19 px y el uso correcto de reservas blancas.
• Tipografía oficial para Moodle 4.5: Utilizar únicamente fuentes sans-serif optimizadas para web como Verdana, Open Sans o Arial. Las tipografías Helvetica (Bold/Medium) se reservarán exclusivamente para banners e imágenes gráficas.
• Paleta cromática institucional: El color predominante será el Rojo Univalle (#9B1D1C). Los colores complementarios deberán emplearse con criterios de máxima legibilidad y representar menos del 10% de la composición visual.
• Protección de Datos Personales: Para utilizar imágenes o registros fotográficos de docentes o estudiantes será obligatorio contar con la autorización de tratamiento de imágenes conforme a la Ley 1581 de 2012. En caso contrario deberán utilizarse bancos de imágenes institucionales o con licencia libre.
• Restricción de sellos externos: No está permitido utilizar logos de organismos de acreditación de ICONTEC en banners del curso o papelería digital, de acuerdo con el Manual de Icontec.

Las Unidades Académicas deberán:

• Validación de listados: Validar minuciosamente los listados de participantes y remitirlos como mínimo un (1) día hábil antes del inicio del programa.
• Soporte de ingresos: Reportar oportunamente las novedades de acceso a la plataforma, considerando un tiempo de respuesta técnica de un (1) día hábil.
• Retiros y cancelaciones: Gestionar oportunamente los retiros, cambios y novedades técnicas.
• Verificación de roles: Verificar periódicamente el correcto acceso de docentes y participantes a la plataforma virtual.
• Monitoreo de actividad: Realizar seguimiento a la participación académica mediante la sección de reportes de Moodle.
• Inducción digital: Compartir con los participantes el manual de usuario e incluir el manual institucional de reconocimientos digitales.

• Alineación curricular: Las actividades y evaluaciones deben corresponder con los objetivos generales del programa.
• Transparencia académica: Definir claramente los criterios académicos de calificación.
• Configuración del libro de calificaciones: Garantizar que todas las actividades estén correctamente configuradas en Moodle para facilitar el seguimiento académico y la retroalimentación.
• Validación de contenidos: Una vez cargados todos los contenidos en Moodle, la Unidad Académica deberá informar a la Coordinación de Educación Continua para su validación y publicación oficial en un plazo máximo de dos (2) días hábiles.

Automatización del ecosistema

Una vez finalizado el programa, la plataforma Moodle se encuentra integrada con POK, permitiendo que la gestión de la certificación se procese de forma automatizada mediante el siguiente flujo:

1. La Unidad Académica valida a los participantes aprobados y consolida los listados oficiales en el sistema.
2. La Unidad Académica remite la solicitud institucional de certificación mediante la Interfaz EC.
3. La Coordinación de Educación Continua gestiona la emisión y liberación de los reconocimientos digitales.

Diferenciación de plazos y requisitos de carga

• Programas Presenciales y Mixtos: Los documentos de solicitud (Acta de aprobación y Planilla de cargue masivo) deberán remitirse con un mínimo de cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha estimada de emisión para su correspondiente verificación manual.
• Programas Virtuales (Moodle - POK): Debido a la sincronización y automatización nativa de los datos, el proceso de certificación es automático. El plazo de gestión técnica se reduce a un máximo de dos (2) días hábiles previos a la fecha de emisión. En esta modalidad no es necesario remitir la Planilla de cargue masivo; sin embargo, la Unidad Académica deberá cargar obligatoriamente el Acta de aprobación en la Interfaz EC como soporte legal para activar la liberación de los reconocimientos.

Seguridad y trazabilidad

• Reconocimientos digitales: Los certificados podrán emitirse en formato Web2 o Web2 con Blockchain, incorporando mecanismos de validación electrónica mediante códigos QR y herramientas de verificación digital segura.

Se recomienda a las Unidades Académicas implementar las siguientes buenas prácticas:

• Planificación inicial: Entregar la información completa del programa desde el inicio del trámite.
• Calidad del dato: Validar cuidadosamente nombres y números de documento para evitar errores en las certificaciones.
• Pruebas piloto: Organizar adecuadamente el aula virtual y realizar pruebas de navegación, funcionamiento y restricciones antes del inicio del programa.
• Fidelización y comunicación: Mantener una comunicación permanente, clara y oportuna con todos los participantes.
• Monitoreo preventivo: Gestionar oportunamente las novedades académicas, pedagógicas y técnicas que se presenten durante la cohorte.

• Soporte centralizado: La Coordinación de Educación Continua brindará acompañamiento funcional básico para accesos a Moodle, gestión de usuarios, habilitación de aulas virtuales y procesos generales de certificación digital.
• Soporte descentralizado: Las consultas relacionadas con contenidos, diseño pedagógico y virtualización de materiales didácticos deberán ser gestionadas directamente por la Unidad Académica responsable.

• Documento complementario: La presente guía constituye un documento de soporte operativo para las Unidades Académicas y complementa los lineamientos y procedimientos institucionales vigentes relacionados con Moodle y la certificación digital en Educación Continua.
• Actualización tecnológica: Esta guía estará sujeta a actualizaciones periódicas de acuerdo con las directrices institucionales y los cambios tecnológicos implementados por la Coordinación de Educación Continua.